ZARZĄDZENIE NR 82/12

WÓJTA GMINY KOŁAKI KOŚCIELNE

z dnia 07 maja 2012 r.

w sprawie ustalenia procedury dotyczącej postępowania przy dokonywaniu wydatków publicznych o wartości nie przekraczającej równowartości kwoty

określonej w art. 4 pkt 8 ustawy Prawo Zamówień Publicznych

            Na podstawie art. 44 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.), zarządza się, co następuje:

§ 1. Ustala się procedurę postępowania w sprawie dokonywania wydatków o wartości netto nie przekraczającej kwoty określonej w art. 4 pkt 8 Prawo Zamówień Publicznych (PZP), zwaną dalej „Procedurą”, która ustala:

1)      tryb dokonywania w Urzędzie Gminy Kołaki Kościelne wydatków publicznych dotyczących usług, dostaw lub robót budowlanych, zwanych dalej „wydatkami publicznymi”, do których – ze względu na ich przedmiot lub wartość – nie stosuje się przepisów ustawy PZP.

2)      dokumentację czynności związanych z dokonywaniem wydatków publicznych.

§ 2. Ilekroć w niniejszym zarządzeniu jest mowa o:

1)      zamawiającym – należy przez to rozumieć Wójta Gminy Kołaki Kościelne,

2)      urzędzie – należy przez to rozumieć Urząd Gminy Kołaki Kościelne,

3)      zamówieniu – należy przez to rozumieć zadania, których przedmiotem są dostawy, usługi lub roboty budowlane, nie objęte procedurami PZP,

4)      stanowisko pracy – należy przez to rozumieć samodzielne stanowisko pracy w Urzędzie Gminy Kołaki Kościelne przygotowujące dokumentację zamówienia.

§ 3.1. Zamówienia, których wartość szacunkowa netto jest równa lub wyższa niż 25 000 PLN i nie przekracza równowartości kwoty określonej w art. 4 pkt 8 ustawy PZP, dokonywane są na podstawie niniejszego zarządzenia, chyba że zamawiający postanowi inaczej, z zastrzeżeniem ust.2.

2. Z uwagi na specyfikę przedmiotu zamówienia zamawiający w uzasadnionych przypadkach może odstąpić od obowiązku stosowania niniejszego zarządzenia, z podaniem uzasadnienia (np. dostawy pilne i usługi awaryjne).

3. Wartość szacunkową zamówienia należy ustalić z zachowaniem należytej staranności i dokładności.

4. Zamówienia, o wartości mniejszej niż określone w ust. 1, dokonywane są w sposób celowy i oszczędny z zachowaniem należytej staranności, zapewniając realizację zasady uzyskiwania najlepszych efektów i nie wymagają sporządzania dokumentacji, o której mowa w niniejszym zarządzeniu.

§ 4.1. Wydatki publiczne mogą być dokonywane na zadania przewidziane w budżecie Gminy Kołaki Kościelne.

2. O terminie realizacji danego zamówienia decyduje Zamawiający.

3. Po uzyskaniu zgody Zamawiającego pracownik merytoryczny zobowiązany jest do uzyskania oferty cenowej od co najmniej 2 wykonawców (dostawców/usługodawców).

4. W przypadku występowania mniej niż 2 wykonawców należy to udokumentować w formie notatki do zamawiającego i po jej akceptacji negocjować warunki zamówienia z tym wykonawcą.

5. Obowiązkiem pracownika merytorycznego jest bezstronne, obiektywne, staranne rozeznanie, zakwalifikowanie oraz przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o dokonanie wydatków publicznych.

6. W postępowaniu o dokonanie wydatków publicznych korespondencję zamawiający i wykonawcy przekazują, zgodnie z wyborem zamawiającego pisemnie, faksem, drogą elektroniczną lub telefonicznie.

§ 5.1. Wpływające oferty cenowe są analizowane przez pracownika merytorycznego pod kątem ich kompletności i poprawności przygotowania. Pracownik sporządza zestawienie ofert i dokonuje ich porównania.

2. Przy zamówieniach oferty mogą być zbierane telefonicznie lub za pośrednictwem internetu z podaniem danych kontaktowych firm/osób udzielających informacji cenowych. Uzyskane dane zamieszcza się w zestawieniu ofert.

3. Wzór zestawienia porównania i oceny ofert stanowi załącznik nr 1 do zarządzenia.

4. Akceptacja wyboru najkorzystniejszej oferty dokonana przez zamawiającego na zestawieniu porównania i oceny ofert, o którym mowa w ust.1 i stanowi podstawę do zaproszenia wybranego wykonawcy do podpisania umowy lub wystawienia zlecenia.

§ 6.1.W umowie umieszcza się postanowienia zabezpieczające interesy zamawiającego, w szczególności:

1)      przedmiot zamówienia;

2)      przesłanki odbioru (odbiorów częściowych i odbioru końcowego) przedmiotu umowy oraz powiązanie tych przesłanek z warunkiem płatności;

3)       uprawnienia i obowiązki stron z tytułu gwarancji, rękojmi, jeżeli przedmiot umowy będzie tego wymagał.

2. Umowa może określać też wysokość kary umownej lub odszkodowania, przysługującego w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania zamówienia przez wykonawcę oraz nienależytego wywiązania się z warunków umowy przez Zamawiającego.

§ 7. Każdy pracownik prowadzi odrębny rejestr dokonania wydatków publicznych (ewidencję zawartych umów, wystawionych zleceń) dla prowadzonych zamówień, zgodnie z załącznikiem nr 2.

Wójt

Barbara Wasiulewska